Observasi perpustakaan STIP - AP

HASIL OBSERVASI DIPERPUSTAKAAN STIP-AP MENGENAI PENGEMBANGAN KOLEKSI YANG ADA

I.                   PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Pengadaan bahan pustaka diperpustakaan STIP_AP diadakan melalui beberapa cara, diantaranya yaitu :

·         Melalui pembelian

·         Melalui sumbangan

·         Melalui tukar-menukar

Tetapi yang paling sering dilakukan adalah melalui pembelian dan sumbangan. Sedangkan melalui tukar-menukar masih dalam proses dilakukan kepada beberapa perpustakaan lain dan tidak begitu aktif.Saat ini yang masih dilakukan melalui E-book tanpa bahan tercetak.Mereka dapat mengakses E-book perpustakaan yang dilakukan kerjasama oleh mereka. Untuk kedepannya mereka merencanakan untuk bekerja sama dengan perpustakaan Panca Budi dan PPKS.

II.                INVENTARISASI BAHAN PUSTAKA

Inventarisasi yang dilakukan pada perpustakaan STIP_AP menggunakan barkot dan stempel. Pada barkot, mereka masih menggunakan huruf untuk tampilan nya saat ini, dan untuk kedepannya mereka akan mengubah tampilan barkot tersebut dengan angka agar lebih mudah untuk melihatnya ketika di skan.

Untuk majalah mereka tidak menggunakan barkot, mereka hanya menggunakan stempel untuk inventarisasi majalahnya.

III.             KOLEKSI DIPERPUSTAKAAN STIP-AP

A.    Koleksi Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan

Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan merupakan pusat pelayanan informasi yang menyediakan berbagai macam bahan pustaka/ rujukan untuk kepentingan para pengguna (user) perpustakaan. Jumlah Koleksi buku/ bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan sampai saat ini berjumlah 7.344 judul buku dengan jumlah 16.213 eksemplar. Secara umum koleksi perpustakaan dibagi dalam beberapa kelompok antara lain :

1.      Koleksi Umum, Misalnya :

Ø  Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris

Ø  Psikologi

Ø  Komputer

Ø  Pertanian

Ø  Manajemen

2.      Koleksi Referensi, Misalnya :

Ø  Kamus

Ø  Vademecum

Ø  Prosiding

Ø  Ensiklopedia

Ø  Buku Pintar

Ø  Majalah/Journal

Ø  Karya Ilmiah/TA

3.      Koleksi Audio Visual, Misalnya

Ø  Kaset Video

Ø  Kaset CD

Ø  Kaset Tape Recorder

Ø  VCD dan DVD

Ø  TV Plasma dan DVD Player

4.      Koleksi Penerbitan/Percetakan, Misalnya

Ø  Penerbitan Buku/Tulisan

Ø  Diktat Pengajar

Ø  Percetakan Booklet/Leaflet

Ø  Penerbitan Kliping

Semua bahan pustaka yang ada pada Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan diorganisasikan dengan berpedoman pada System Dewey Decimal Classification (DDC) yang merupakan Standar International untuk pengatalogkan buku-buku dan bahan pustaka.

Secara Umum (Generald Subject) Pengelompokan buku-buku dapat dibagi dalam beberapa kelompok dalam Persepuluhan Dewey diantaranya:

 000    Karya Umum (Generalities)

100     Filsafat dan Psikologi (Philosopy and Psychology)

200     Agama (Religion)

300     Ilmu-Ilmu Sosial (Social Science)

400     Bahasa (Language)

500     Ilmu-Ilmu Alam dan Matematika (Natural Science and Mathematics)

600     Teknologi dan Ilmu-Ilmu Terapan (Technology and Applied Science)

700     Kesenian, Hiburan dan Olahraga (The Art, Fine, and Sport)

800     Kesusastraan (Literature and Rhetoric)

900     Geografi dan Sejarah (Geography and History)

A.    Koleksi Referensi

Data jumlah Koleksi Referensi yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
Koleksi Referensi	1611	2241

B.     Koleksi Berdasarkan Bahasa

Data jumlah Koleksi Berdasarkan Bahasa yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
Koleksi Berbahasa Indonesia	5.761	9.910
Koleksi Berbahasa Inggris	1.583	2.036

C.    Koleksi Berdasarkan Nomor Kelas 000-900

Berdasarkan Nomor Kelas Koleksi yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
000 Karya Umum	242	308
100 Filsafat dan Psikologi	311	452
200 Agama	133	155
300 Ilmu Sosial	1.250	2.162
400 Bahasa	193	301
500 Ilmu Murni	493	915
600 Ilmu Terapan	4.546	7.383
700 Kesenian, Filsafat	39	65
800 Kesusateraan	63	99
900 Geografi, Sejarah	67	96
Jumlah Seluruh Koleksi	7.344	16.213

D.    Koleksi Majalah & Jurnal

Data jumlah Koleksi majalah dan jurnal yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
Majalah Populer	13	58	1.   Warta Ekonomi 2.   Nusalima (PTPN V Persero) 3.   PTPNX magz 4.   Media NUSATIGA (PTPN III Persero) 5.   Tanam Nusantara Enam (PTPN VI) 6.   PTPN V magz 7.   Majalah BUMN 8.   LPP Com 9.   Media Agro PTPN VII 10.  Sawit Media 11.  Hortus Pelago 12.  Minat Majalah Internal Nusantara Empat 13.  Agro Asia
Jurnal Ilmiah (Cetak)	4	501	1.   Jurnal Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) 2.   Jurnal Penelitian Karet (Puslit Karet) 3.   Jurnal Penelitian STIPAP 4.   The Planter

E.     Surat Kabar

Data jumlah Koleksi Surat Kabar yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah
Kompas	1/hari
Analisa	1/hari
Medan Bisnis	1/hari
Waspada	1/hari

F.     Koleksi Multimedia/Audio Visual

Data jumlah Koleksi Multimedia/Audio Visual yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
Kaset Audio	141	141
Kaset Video	157	157
VCD/DVD	65	65

G.    Koleksi Khusus

Data jumlah Koleksi Khusus yang tersedia di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Koleksi	Jumlah	Eksemplar
Skripsi	513	919
Tesis	26	27

H.    Penambahan Koleksi Pertahun

Penambahan Koleksi Pertahun  di Perpustakaan STIPAP Medan adalah sebagai berikut :

Tahun	Jumlah	Eksemplar
Tahun 2010	225	338
Tahun 2011	299	460
Tahun 2012	213	213

IV.           PROSES STOCK OPNAME

                 Stock opname adalah istilah lain dari penghitungan fisik persediaan. Tujuan diadakannya stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian intern (SPI).

Proses stock opname yang dilakukan pada perpustakaan STIP_AP dilakukan berdasarkan prosedur yang ada. Mereka melakukan stock opname setidaknya 1 tahun sekali. Pada proses stock opname buku-buku yang sudah tidak lagi digunakan maka akan di simpan untuk sementara waktu sampai buku tersebut benar-benar tidak dibutuhkan lagi. Dan waktunya tidak ditentukan hingga kapan penyimpanan itu berakhir.

V.             PENYIANGAN

Pada perpustakaan ini mereka melakukan penyiangan 1 tahun sekali. Prosesnya sama saja seperti buku-buku yang lainnya. Prosedurnya yaitu :

1.      Menentukan persyaratan koleksi pustaka yang akan disiangi misalnya atas dasar: usia terbit, subjek, cakupan, kandungan informasi.

2.      Menentukan jenis koleksi yang akan disiangi, misalnya buku, majalah, brosur, leaflet, kaset rekaman, laporan tahunan/bulanan dan sebagainya.

3.      Pemilihan/seleksi koleksi pustaka yang perlu dikeluarkan/disiangi. Pada tahap ini perlu dipertimbangkan koleksi pustaka yang dianggap sudah tidak bermanfaat bagi pemakai perpustakaan, terutama dalam hal edisi terbitan, volume, nomor dan subjek.

4.      Mengeluarkan kartu buku, mencabut katalog dari semua jajaran katalog, menghapus data dari pangkalan data/katalog elektronik.

5.      Koleksi pustaka yang akan disiangi diberi cap yang berbunyi: “Dikeluarkan dari koleksi perpustakaan”.

6.      Membuat ”Berita Acara” tentang hasil peyiangan/penghapusan untuk keperluan pertanggungjawaban administrasi dengan dilampiri daftar bahan pustaka hasil penyiangan.

7.      Menyimpan di gudang atau menawarkan keperpustakaan lain yang diperkirakan lebih membutuhkan.

a. Kriteria Penyiangan

            Bahan pustaka yang disiangi harus memenuhi kriteria penyiangan koleksi, diantaranya:

a.       Kondisi: bahan pustaka yang sudah rusak sekali, robek, tidak lengkap, huruf terlalu kecil, kualitas suara sudah jelek (kaset), piringan hitam dengan goresan dan sebagainya. Jika dari segi isi bahan tersebut masih berguna, maka perlu diusahakan penggantinya misalnya kopi baru, judul sama tetapi dalam bentuk lain seperti microfilm dan sebagainya.

b.      Isi: isinya sudah ketinggalan jaman, data tidak akurat lagi, tidak bermanfaat, karena ada perubahan dalam kurikulum atau program studi, sudah ada edisi baru, tidak sesuai lagi dan dilihat dari segi minat pemakai nilai instrinsik tidak ada lagi, dan sebagainya koleksi tersebut perlu dikeluarkan.

c.       Penggunaan: bahan pustaka yang kurang dipakai atau sudah lama tidak dipakai.dasar untuk mengeluarkan bisa dilihat dari statistik penggunaan atau peminjaman dari bagian sirkulasi.

d.      Duplikasi: jika dari satu judul ada beberapa eksemplar, penyiangan dapat dipertimbangkan sesuai dengan kebijakan untuk duplikat (dalam kebijakan pengembangan koleksi). Kelompok bahan duplikat mencakup juga judul-judul yang tidak sama tetapi isinya hampir semuanya edisi lain (yang lebih baru) atau karena duplikasi dalam format lain.

e.       Dipinjami dari perpustakaan lain:  Bahan pustaka yang jarang dipakai dan tidak termasuk bidang yang diprioritaskan dikeluarkan apabila perpustakaan lain dalam sistem yang sama atau wilayah yang sama memiliki bahan tersebut. Dalam hal ini tentu saja harus ada kerja sama antara perpustakaan dalam bentuk Interlibrary Loan (silang layan) dibidang pengembangan koleksi.

Proses penyiangan memakan banyak waktu. Keputusan harus diambil secara hati-hati. Proses penyiangan tidak berakhir dengan dikeluarkannya buku / bahan tersebut dari koleksi tetapi masih ada berbagai prosedur administrasi yang harus diselesaikan seperti mengeluarkan semua catatan / record dari bahan pustaka yang dikeluarkan dari jajaran katalog. Penyiangan bahan pustaka memakan banyak waktu, sehingga banyak pustakawan yang jarang melakukan penyiangan.